Algemene Voorwaarden - Gamer Xperience

per 1 januari 2026

1. Algemeen

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten en producten van Gamer Xperience. Door een boeking te maken, gaat u akkoord met deze voorwaarden.

2. Pakketten – Inhoud

Standaard pakket:

  • 6 consoles en 6 schermen

  • Vooraf geïnstalleerde games

  • Op- en afbouw

  • Geen decoratie, geen begeleiding

Ultimate pakket:

  • 8 consoles en 8 schermen

  • Game-decoratie inbegrepen

  • Begeleiding tijdens gameplay en/of toernooien

  • Toernooi-indeling en prijzen

  • Geen borg

Game-updates: Gamer Xperience draagt er zorg voor dat alle games uiterlijk 48 uur voor aanvang van het evenement zijn geüpdatet naar de laatst beschikbare versie. Indien een game op het moment van het evenement onverhoopt een nieuwe (verplichte) update vereist, ligt dit buiten de invloedssfeer van Gamer Xperience. Gamer Xperience is niet aansprakelijk voor eventuele vertraging of verminderde speeltijd die hieruit voortvloeit.

3. Boekingen en Betalingen

Particulieren:

  • €100,- aanbetaling bij bevestiging

  • Restbedrag uiterlijk 7 dagen voor het evenement óf ter plekke bij aanvang, tenzij anders overeengekomen door beide partijen

  • Betaling mogelijk contant, via bankoverschrijving of PayPal

Zakelijk:

  • 50% aanbetaling bij bevestiging

  • Restbetaling uiterlijk 7 dagen vooraf, tenzij schriftelijk anders afgesproken

4. Borg, Inspectie en Schade

Borg:

  • Standaard pakket: €100,- borg

  • Ultimate pakket: geen borg

De borg wordt binnen 7 dagen of na inspectie op locatie geretourneerd, tenzij anders overeengekomen.
Indien bij schade nader onderzoek is vereist, kan terugbetaling worden uitgesteld.

Inspectie:
Na afloop controleert Gamer Xperience alle consoles, schermen, controllers, kabels en overige materialen op:

  • werking van apparaten

  • fysieke schade (krassen, barsten, deuken, waterschade)

  • staat van controllers en kabels

  • aanwezigheid van alle onderdelen

  • verwijderde of aangepaste Gamer Xperience-accounts

  • ongewenste instellingen of wijzigingen

Het is de klant niet toegestaan om op eigen initiatief, of zonder uitdrukkelijke toestemming en aanwezigheid van een medewerker van Gamer Xperience, de game-setup(s) geheel of gedeeltelijk af te bouwen of te verplaatsen. Indien de klant de apparatuur zelfstandig ontkoppelt of verplaatst, vervalt het recht op retournering van de borg onmiddellijk, onverminderd het recht van Gamer Xperience om eventuele aanvullende schade te verhalen.

Afwijkingen of schade worden binnen 48 uur aan de klant gemeld.

Schadevergoeding:

  • Kosten voor schade of ontbrekende onderdelen kunnen (deels) worden ingehouden op de borg

  • Indien de totale schade hoger is dan de borg, is de klant verplicht het resterende bedrag volledig te vergoeden

  • De borg dient uitsluitend als gedeeltelijke zekerheid en vormt geen limiet op aansprakelijkheid

5. Reiskosten

  • €0,35 per kilometer vanaf Eindhoven

  • Afstand wordt berekend op basis van heen- en terugreis

6. Opstelling, Tafels en Stoelen

De game-opstelling wordt rondom de tafel geplaatst, waarbij gamestations aan meerdere zijdes van de tafel worden opgebouwd.

Gamer Xperience werkt met 24-inch schermen. Voor een veilige en comfortabele opstelling wordt per gamestation uitgegaan van circa 65–70 cm ruimte.

Richtafmetingen bij een rechthoekige tafel:

  • 4 gamestations: ca. 160–180 × 80 cm

  • 5 gamestations: ca. 180–200 × 80 cm

  • 6 gamestations: ca. 200–220 × 80–90 cm

  • 7 gamestations: ca. 220–240 × 80–90 cm

De klant is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van voldoende, stabiele tafels en stoelen. Tafels mogen uit meerdere delen bestaan, mits deze stabiel en aaneengesloten geplaatst kunnen worden en er voldoende vrije ruimte rondom de tafel aanwezig is.

Indien de beschikbare ruimte of tafels onvoldoende blijken, behoudt Gamer Xperience zich het recht voor de opstelling aan te passen of (gedeeltelijk) niet op te bouwen, zonder recht op restitutie.

7. Opbouw en Afbouw

Voor het evenement is minimaal 45 minuten opbouwtijd vereist om apparatuur, internetverbinding en instellingen te configureren en te testen.

Afbouw duurt gemiddeld 30–45 minuten.

De klant dient te zorgen voor tijdige en onbelemmerde toegang tot de locatie. Vertraging kan leiden tot verkorting van de speeltijd of extra kosten.

8. Tijdsloten en Avondtarief

Gamer Xperience hanteert de volgende standaard tijdsloten:

  • Ochtend: 09:00 – 13:00

  • Middag: 13:00 – 17:00

  • Avond: 17:00 – 21:00

Voor evenementen die (gedeeltelijk) plaatsvinden na 17:00 uur kan een aangepast tarief of avondtoeslag worden toegepast, tenzij dit vooraf en schriftelijk anders is overeengekomen.

9. Stroomvoorziening

De klant dient te zorgen voor voldoende, veilige en goed bereikbare stopcontacten voor het aansluiten van de game-apparatuur.

Gamer Xperience maakt gebruik van meerdere consoles en schermen. Indien de beschikbare stroomvoorziening onvoldoende of instabiel blijkt, kan dit invloed hebben op de werking van de apparatuur en de spelervaring.

Gamer Xperience is niet aansprakelijk voor uitval of beperkingen als gevolg van stroomproblemen op locatie. Dit geeft geen recht op restitutie.

Indien de situatie onveilig wordt geacht, behoudt Gamer Xperience zich het recht voor de opstelling aan te passen of (gedeeltelijk) niet op te bouwen.

10. Verantwoordelijkheid en Apparatuur

De klant is verantwoordelijk voor schade, verlies of diefstal van apparatuur. Schade omvat ook gebruikssporen die verder gaan dan normaal gebruik.

Op alle systemen staan Gamer Xperience-accounts. Deze accounts mogen niet worden verwijderd of aangepast.

Indien deelnemers aankopen doen in game-stores (bijvoorbeeld V-Bucks), is restitutie niet mogelijk en ligt de verantwoordelijkheid volledig bij de klant.

11. Overmacht

Gamer Xperience is niet aansprakelijk voor vertraging of uitval door overmacht, waaronder files, wegafsluitingen, storingen of pandemieën.

12. Klachtenprocedure

Klachten dienen binnen 7 dagen na het evenement schriftelijk te worden gemeld via info@gamerxp.nl. Gamer Xperience reageert binnen 14 dagen.

13. Intellectueel Eigendom

Alle door Gamer Xperience geleverde materialen blijven eigendom van Gamer Xperience.

14. Toegang tot Locatie

De klant dient te zorgen voor tijdige toegang tot de locatie. Wachttijd langer dan 15 minuten kan extra kosten veroorzaken. Vertraging kan invloed hebben op de duur van het evenement.

15. Aansprakelijkheid

De maximale aansprakelijkheid van Gamer Xperience bedraagt het factuurbedrag van het evenement.

Gamer Xperience spant zich in om bekabeling van de game-opstelling zo veilig en netjes mogelijk weg te werken. Desondanks zijn kabels onlosmakelijk verbonden met de geleverde diensten. Het betreden van de speelruimte en deelname aan het evenement geschiedt volledig op eigen risico. Gamer Xperience is nadrukkelijk niet aansprakelijk voor persoonlijk letsel, of voor materiële schade aan eigendommen van de klant of derden, die ontstaat door het struikelen over, of blijven haken achter, kabels, snoeren of apparatuur. Indien door dergelijk struikelen apparatuur van Gamer Xperience beschadigd raakt, valt dit onder de verantwoordelijkheid van de klant zoals beschreven in Artikel 10

16. Toepasselijk Recht

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden eerst via mediation geprobeerd op te lossen.

17. Contact

Voor vragen of opmerkingen: contact@gamerxp.nl