Algemene Voorwaarden - Gamer Xperience
per Juni 2026
1. Algemeen
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten en producten van Gamer Xperience. Door een boeking te maken, gaat u akkoord met deze voorwaarden.
2. Pakketten – Inhoud
Standaard pakket:
• 8 consoles en 8 schermen
• Vooraf geïnstalleerde games
• Op- en afbouw
• Geen decoratie, geen begeleiding
Ultimate pakket:
• 8 consoles en 8 schermen
• Game-decoratie inbegrepen
• Begeleiding tijdens gameplay en/of toernooien
• Toernooi-indeling en prijzen
• Geen borg
Game-updates: Gamer Xperience draagt er zorg voor dat alle games uiterlijk 48 uur voor aanvang van het evenement zijn geüpdatet naar de laatst beschikbare versie. Indien een game op het moment van het evenement onverhoopt een nieuwe (verplichte) update vereist, ligt dit buiten de invloedssfeer van Gamer Xperience. Gamer Xperience is niet aansprakelijk voor eventuele vertraging of verminderde speeltijd die hieruit voortvloeit.
3. Boekingen en Betalingen
Alle genoemde prijzen zijn onder voorbehoud van wijzigingen en beschikbaarheid. Voor zakelijke klanten gelden de tarieven exclusief btw.
Particulieren:
• €100 aanbetaling bij bevestiging
• De aanbetaling dient te worden voldaan binnen 5 kalenderdagen na akkoord op de Algemene Voorwaarden
• Wordt de aanbetaling niet binnen deze termijn ontvangen, dan vervalt de reservering automatisch en komt de datum weer beschikbaar voor andere boekingen
• Gamer Xperience behoudt zich het recht voor de datum tussentijds aan een andere klant te bevestigen indien de aanbetaling niet tijdig is ontvangen
• Restbetaling vooraf via overboeking of contant op de dag zelf na afloop
• Betaling mogelijk contant, via bankoverschrijving of PayPal
Zakelijk:
• €100 aanbetaling bij bevestiging
• De aanbetaling dient uiterlijk 14 dagen voor het evenement te zijn voldaan, met een maximale betalingstermijn van 14 kalenderdagen na factuurdatum
• Bij boekingen binnen 14 dagen voor het evenement dient de aanbetaling direct bij bevestiging te worden voldaan
• Wordt de aanbetaling niet tijdig ontvangen, dan vervalt de reservering automatisch
• Restbetaling uiterlijk 14 dagen voor het evenement, tenzij schriftelijk anders afgesproken
4. Annulering
Bij annulering door de klant gelden de volgende voorwaarden:
• Annulering meer dan 14 dagen voor het evenement: aanbetaling wordt gerestitueerd minus €25 administratiekosten
• Annulering binnen 14 dagen voor het evenement: aanbetaling vervalt volledig
• Annulering binnen 48 uur voor het evenement: volledige pakketprijs is verschuldigd
Annulering dient altijd schriftelijk te worden gemeld via contact@gamerxp.nl. De datum van ontvangst van de annulering is bepalend. Gamer Xperience behoudt zich het recht voor een evenement te annuleren bij overmacht. In dat geval wordt de aanbetaling volledig gerestitueerd.
5. Borg, Inspectie en Schade
Borg:
• Standaard pakket: €100 borg
• Ultimate pakket: geen borg
De borg wordt binnen 7 dagen of na inspectie op locatie geretourneerd, tenzij anders overeengekomen. Indien bij schade nader onderzoek is vereist, kan terugbetaling worden uitgesteld.
Inspectie:
Na afloop controleert Gamer Xperience alle consoles, schermen, controllers, kabels en overige materialen op:
• Werking van apparaten
• Fysieke schade (krassen, barsten, deuken, waterschade)
• Staat van controllers en kabels
• Aanwezigheid van alle onderdelen
• Verwijderde of aangepaste Gamer Xperience-accounts
• Ongewenste instellingen of wijzigingen
Het is de klant niet toegestaan om op eigen initiatief, of zonder uitdrukkelijke toestemming en aanwezigheid van een medewerker van Gamer Xperience, de game-setup(s) geheel of gedeeltelijk af te bouwen of te verplaatsen. Indien de klant de apparatuur zelfstandig ontkoppelt of verplaatst, vervalt het recht op retournering van de borg onmiddellijk, onverminderd het recht van Gamer Xperience om eventuele aanvullende schade te verhalen.
Afwijkingen of schade worden binnen 48 uur aan de klant gemeld.
Schadevergoeding:
• Kosten voor schade of ontbrekende onderdelen kunnen (deels) worden ingehouden op de borg
• Indien de totale schade hoger is dan de borg, is de klant verplicht het resterende bedrag volledig te vergoeden
• De borg dient uitsluitend als gedeeltelijke zekerheid en vormt geen limiet op aansprakelijkheid
6. Reiskosten
Reiskosten worden vooraf gecommuniceerd en bedragen nooit meer dan €100. Het exacte bedrag is afhankelijk van de reisafstand en wordt bij de boeking afgestemd. Afstand wordt berekend op basis van heen- en terugreis.
Eventuele parkeerkosten op of nabij de locatie komen volledig voor rekening van de klant. Parkeerkosten worden apart in rekening gebracht indien deze meer dan €10 bedragen, in dat geval het volledige bedrag.
7. Opstelling, Tafels en Stoelen
De game-opstelling wordt rondom de tafel geplaatst, waarbij gamestations aan meerdere zijdes van de tafel worden opgebouwd. Gamer Xperience werkt met professionele gaming monitors. Voor een veilige en comfortabele opstelling wordt per gamestation uitgegaan van circa 65–70 cm ruimte.
Richtafmetingen bij een rechthoekige tafel:
• 4 gamestations: ca. 160–180 × 80 cm
• 5 gamestations: ca. 180–200 × 80 cm
• 6 gamestations: ca. 200–220 × 80–90 cm
• 7 gamestations: ca. 220–240 × 80–90 cm
De klant is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van voldoende en stabiele tafels en stoelen. Tafels mogen uit meerdere delen bestaan, mits deze stabiel en aaneengesloten geplaatst kunnen worden en er voldoende vrije ruimte rondom de tafel aanwezig is.
De klant is uitdrukkelijk verantwoordelijk voor de stabiliteit en veiligheid van de tafels waarop de apparatuur van Gamer Xperience wordt geplaatst. Schade aan apparatuur als gevolg van instabiele, overbelaste of omvallende tafels — ongeacht de oorzaak — valt volledig onder de aansprakelijkheid van de klant en kan worden verhaald conform Artikel 5 en Artikel 12.
Indien de beschikbare ruimte of tafels onvoldoende blijken, behoudt Gamer Xperience zich het recht voor de opstelling aan te passen of (gedeeltelijk) niet op te bouwen, zonder recht op restitutie.
8. Opbouw en Afbouw
Voor het evenement is minimaal 60 minuten opbouwtijd vereist om apparatuur, internetverbinding en instellingen te configureren en te testen. Afbouw duurt gemiddeld 30–45 minuten. De klant dient te zorgen voor tijdige en onbelemmerde toegang tot de locatie. Vertraging kan leiden tot verkorting van de speeltijd of extra kosten.
9. Tijdsloten en Avondtarief
Gamer Xperience hanteert de volgende standaard tijdsloten:
• Ochtend: 09:00 – 13:00
• Middag: 13:00 – 17:00
• Avond: 17:00 – 21:00
Voor evenementen waarbij de totale dienst inclusief opruimtijd eindigt na 18:30 uur kan een avondtoeslag worden toegepast, tenzij dit vooraf schriftelijk anders is overeengekomen.
10. Stroomvoorziening
De klant dient te zorgen voor voldoende, veilige en goed bereikbare stopcontacten voor het aansluiten van de game-apparatuur. Indien de beschikbare stroomvoorziening onvoldoende of instabiel blijkt, kan dit invloed hebben op de werking van de apparatuur en de spelervaring. Gamer Xperience is niet aansprakelijk voor uitval of beperkingen als gevolg van stroomproblemen op locatie. Dit geeft geen recht op restitutie. Indien de situatie onveilig wordt geacht, behoudt Gamer Xperience zich het recht voor de opstelling aan te passen of (gedeeltelijk) niet op te bouwen.
11. Internetverbinding
Een stabiele internetverbinding op locatie is de verantwoordelijkheid van de klant. Gamer Xperience adviseert een bekabelde verbinding of een stabiel wifi-netwerk. Gamer Xperience is niet aansprakelijk voor beperkte speelmogelijkheden, uitval of verminderde spelervaring als gevolg van een ontbrekende of instabiele internetverbinding op locatie. Dit geeft geen recht op restitutie of korting.
12. Verantwoordelijkheid en Apparatuur
De klant is verantwoordelijk voor schade, verlies of diefstal van apparatuur gedurende het evenement, inclusief de op- en afbouwperiode. Schade omvat ook gebruikssporen die verder gaan dan normaal gebruik.
De klant is tevens verantwoordelijk voor schade die ontstaat door onzorgvuldig gebruik, toezicht of omstandigheden op de locatie, waaronder maar niet beperkt tot: omvallende tafels of meubels, vallen of stoten door deelnemers of aanwezigen, en onbeheerd achterlaten van de apparatuur.
Op alle systemen staan Gamer Xperience-accounts. Deze accounts mogen niet worden verwijderd of aangepast. Indien deelnemers aankopen doen in game-stores (bijvoorbeeld V-Bucks), is restitutie niet mogelijk en ligt de verantwoordelijkheid volledig bij de klant.
13. Foto- en Videomateriaal
Gamer Xperience kan tijdens het evenement foto- en/of videomateriaal maken voor gebruik op de eigen website en sociale media. Hiervoor wordt vooraf toestemming gevraagd aan de aanwezige ouder of verzorger.
Gamer Xperience zorgt ervoor dat gepubliceerd materiaal altijd anoniem wordt gemaakt. Gezichten van kinderen worden onherkenbaar gemaakt voordat het materiaal wordt gedeeld, tenzij de klant uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft gegeven voor herkenbare publicatie.
De klant kan toestemming te allen tijde intrekken door contact op te nemen via contact@gamerxp.nl. Reeds gepubliceerd materiaal wordt op verzoek verwijderd.
14. Overmacht
Gamer Xperience is niet aansprakelijk voor vertraging of uitval door overmacht, waaronder files, wegafsluitingen, storingen of pandemieën.
15. Klachtenprocedure
Klachten dienen binnen 7 dagen na het evenement schriftelijk te worden gemeld via info@gamerxp.nl. Gamer Xperience reageert binnen 14 dagen.
16. Intellectueel Eigendom
Alle door Gamer Xperience geleverde materialen blijven eigendom van Gamer Xperience.
17. Toegang tot Locatie
De klant dient te zorgen voor tijdige toegang tot de locatie. Wachttijd langer dan 15 minuten kan extra kosten veroorzaken. Vertraging kan invloed hebben op de duur van het evenement.
18. Aansprakelijkheid
De maximale aansprakelijkheid van Gamer Xperience bedraagt het factuurbedrag van het evenement. Gamer Xperience spant zich in om bekabeling van de game-opstelling zo veilig en netjes mogelijk weg te werken. Desondanks zijn kabels onlosmakelijk verbonden met de geleverde diensten. Het betreden van de speelruimte en deelname aan het evenement geschiedt volledig op eigen risico. Gamer Xperience is nadrukkelijk niet aansprakelijk voor persoonlijk letsel, of voor materiële schade aan eigendommen van de klant of derden, die ontstaat door het struikelen over, of blijven haken achter, kabels, snoeren of apparatuur. Indien door dergelijk struikelen apparatuur van Gamer Xperience beschadigd raakt, valt dit onder de verantwoordelijkheid van de klant zoals beschreven in Artikel 12.
19. Privacy en Persoonsgegevens
Gamer Xperience verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst, de boekingsadministratie en het contact met de klant. Persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienst of wettelijk verplicht.
Download de algemene voorwaarden