Algemene Voorwaarden - Gamer Xperience
per oktober 2026
1. Algemeen
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten en producten van Gamer Xperience. Door een boeking te maken, gaat u akkoord met deze voorwaarden.
2. Pakketten – Inhoud
Standaard pakket:
8 consoles en 8 schermen, uit te breiden tot maximaal 10 tegen €25 per extra station
Vooraf geïnstalleerde games
Op- en afbouw
Geen neonverlichting, geen begeleiding
€100 borg
Ultimate pakket:
8 consoles en 8 schermen, uit te breiden tot maximaal 10 tegen €25 per extra station
Neonverlichting inbegrepen
Begeleiding tijdens gameplay en/of toernooien
Toernooi-indeling en prijzen
Geen borg
Game-updates: Gamer Xperience draagt er zorg voor dat alle games uiterlijk 48 uur voor aanvang van het evenement zijn geüpdatet naar de laatst beschikbare versie. Indien een game op het moment van het evenement onverhoopt een nieuwe (verplichte) update vereist, ligt dit buiten de invloedssfeer van Gamer Xperience. Gamer Xperience is niet aansprakelijk voor eventuele vertraging of verminderde speeltijd die hieruit voortvloeit.
3. Boekingen en Betalingen
De op de website vermelde prijzen kunnen worden gewijzigd. De prijs die bij de bevestiging van de boeking is overeengekomen, staat vast en wijzigt daarna niet. Boekingen zijn afhankelijk van beschikbaarheid.
Gamer Xperience past sinds oktober 2026 de kleineondernemersregeling (KOR) toe. Over onze diensten wordt daarom geen btw in rekening gebracht. Zakelijke klanten kunnen over deze facturen geen btw in aftrek brengen.
Particulieren:
€100 aanbetaling bij bevestiging
De aanbetaling dient te worden voldaan binnen 5 kalenderdagen na akkoord op de Algemene Voorwaarden
Wordt de aanbetaling niet binnen deze termijn ontvangen, dan vervalt de reservering automatisch en komt de datum weer beschikbaar voor andere boekingen
Gamer Xperience behoudt zich het recht voor de datum tussentijds aan een andere klant te bevestigen indien de aanbetaling niet tijdig is ontvangen
Restbetaling vooraf via overboeking of contant op de dag zelf na afloop
Betaling mogelijk contant, via bankoverschrijving of PayPal
Zakelijk:
€100 aanbetaling bij bevestiging
De aanbetaling dient uiterlijk 14 dagen voor het evenement te zijn voldaan, met een maximale betalingstermijn van 14 kalenderdagen na factuurdatum
Bij boekingen binnen 14 dagen voor het evenement dient de aanbetaling direct bij bevestiging te worden voldaan
Wordt de aanbetaling niet tijdig ontvangen, dan vervalt de reservering automatisch
Restbetaling uiterlijk 14 dagen voor het evenement, tenzij schriftelijk anders afgesproken
4. Annulering
Bij annulering door de klant gelden de volgende voorwaarden:
Annulering meer dan 14 dagen voor het evenement: aanbetaling wordt gerestitueerd minus €25 administratiekosten
Annulering binnen 14 dagen voor het evenement: aanbetaling vervalt volledig
Annulering binnen 48 uur voor het evenement: volledige pakketprijs is verschuldigd
Annulering dient altijd schriftelijk te worden gemeld via contact@gamerxp.nl. De datum van ontvangst van de annulering is bepalend. Gamer Xperience behoudt zich het recht voor een evenement te annuleren bij overmacht. In dat geval wordt de aanbetaling volledig gerestitueerd.
5. Borg, Inspectie en Schade
Borg:
Standaard pakket: €100 borg
Ultimate pakket: geen borg
De borg wordt binnen 7 dagen of na inspectie op locatie geretourneerd, tenzij anders overeengekomen. Indien bij schade nader onderzoek is vereist, kan terugbetaling worden uitgesteld.
Inspectie:
Na afloop controleert Gamer Xperience alle consoles, schermen, controllers, kabels en overige materialen op:
Werking van apparaten
Fysieke schade (krassen, barsten, deuken, waterschade)
Staat van controllers en kabels
Aanwezigheid van alle onderdelen
Verwijderde of aangepaste Gamer Xperience-accounts
Ongewenste instellingen of wijzigingen
Het is de klant niet toegestaan om op eigen initiatief, of zonder uitdrukkelijke toestemming en aanwezigheid van een medewerker van Gamer Xperience, de game-setup(s) geheel of gedeeltelijk af te bouwen of te verplaatsen. Indien de klant de apparatuur zelfstandig ontkoppelt of verplaatst, vervalt het recht op retournering van de borg onmiddellijk, onverminderd het recht van Gamer Xperience om eventuele aanvullende schade te verhalen.
Afwijkingen of schade worden binnen 48 uur aan de klant gemeld.
Schadevergoeding:
Kosten voor schade of ontbrekende onderdelen kunnen (deels) worden ingehouden op de borg
Indien de totale schade hoger is dan de borg, is de klant verplicht het resterende bedrag volledig te vergoeden
De borg dient uitsluitend als gedeeltelijke zekerheid en vormt geen limiet op aansprakelijkheid
6. Reiskosten en Parkeerkosten
Reiskosten bedragen €0,50 per kilometer, berekend over de heen- en terugreis vanaf de vestiging van Gamer Xperience, en bedragen nooit meer dan €100. Het exacte bedrag wordt vooraf gecommuniceerd en bij de boeking afgestemd.
Eventuele parkeerkosten op of nabij de locatie komen volledig voor rekening van de klant. Parkeerkosten worden apart in rekening gebracht indien deze meer dan €10 bedragen, in dat geval het volledige bedrag.
7. Opstelling, Tafels en Stoelen
De game-opstelling wordt rondom de tafel geplaatst. Tot en met 8 gamestations worden de stations aan de twee lange zijden geplaatst; bij 9 en 10 komt er één station op elke kopse kant. Gamer Xperience werkt met professionele gaming monitors. Per gamestation wordt uitgegaan van circa 65 cm ruimte.
Richtafmetingen bij een rechthoekige tafel:
Gamestations Tafel
4 ca. 130 × 80 cm
5 of 6 ca. 195 × 80 cm
7 of 8 ca. 260 × 90 cm
9 of 10 ca. 260 × 90cm
Bij 9 en 10 gamestations is een tafeldiepte van circa 90 á 100 cm nodig, zodat de spelers aan de kopse kanten voldoende ruimte hebben.
De klant is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van voldoende en stabiele tafels en stoelen. Tafels mogen uit meerdere delen bestaan, mits deze stabiel en aaneengesloten geplaatst kunnen worden en er voldoende vrije ruimte rondom de tafel aanwezig is.
De klant is uitdrukkelijk verantwoordelijk voor de stabiliteit en veiligheid van de tafels waarop de apparatuur van Gamer Xperience wordt geplaatst. Schade aan apparatuur als gevolg van instabiele, overbelaste of omvallende tafels — ongeacht de oorzaak — valt volledig onder de aansprakelijkheid van de klant en kan worden verhaald conform Artikel 5 en Artikel 12.
Indien de beschikbare ruimte of tafels onvoldoende blijken, behoudt Gamer Xperience zich het recht voor de opstelling aan te passen of (gedeeltelijk) niet op te bouwen, zonder recht op restitutie.
8. Opbouw en Afbouw
Voor het evenement is minimaal 60 minuten opbouwtijd vereist om apparatuur, internetverbinding en instellingen te configureren en te testen. Afbouw duurt gemiddeld 30–45 minuten. De klant dient te zorgen voor tijdige en onbelemmerde toegang tot de locatie. Vertraging kan leiden tot verkorting van de speeltijd of extra kosten.
9. Tijdsloten en Avondtarief
Gamer Xperience hanteert de volgende standaard tijdsloten:
Ochtend: 09:00 – 13:00
Middag: 13:00 – 17:00
Avond: 17:00 – 21:00
Andere start- en eindtijden kunnen vooraf in overleg worden afgesproken.
Voor evenementen waarbij de totale dienst inclusief opruimtijd eindigt na 19:30 uur geldt een avondtoeslag van €50, tenzij vooraf schriftelijk anders is overeengekomen.
Het avondtijdslot van 17:00 tot 21:00 eindigt altijd na 19:30 uur. Bij dit tijdslot is de avondtoeslag dus altijd van toepassing.
10. Stroomvoorziening
De klant dient te zorgen voor voldoende, veilige en goed bereikbare stopcontacten voor het aansluiten van de game-apparatuur. Indien de beschikbare stroomvoorziening onvoldoende of instabiel blijkt, kan dit invloed hebben op de werking van de apparatuur en de spelervaring. Gamer Xperience is niet aansprakelijk voor uitval of beperkingen als gevolg van stroomproblemen op locatie. Dit geeft geen recht op restitutie. Indien de situatie onveilig wordt geacht, behoudt Gamer Xperience zich het recht voor de opstelling aan te passen of (gedeeltelijk) niet op te bouwen.
11. Internetverbinding
Een stabiele internetverbinding op locatie is de verantwoordelijkheid van de klant. Gamer Xperience adviseert een bekabelde verbinding of een stabiel wifi-netwerk. Gamer Xperience is niet aansprakelijk voor beperkte speelmogelijkheden, uitval of verminderde spelervaring als gevolg van een ontbrekende of instabiele internetverbinding op locatie. Dit geeft geen recht op restitutie of korting.
12. Verantwoordelijkheid en Apparatuur
De klant is verantwoordelijk voor schade, verlies of diefstal van apparatuur gedurende het evenement, inclusief de op- en afbouwperiode. Schade omvat ook gebruikssporen die verder gaan dan normaal gebruik.
De klant is tevens verantwoordelijk voor schade die ontstaat door onzorgvuldig gebruik, toezicht of omstandigheden op de locatie, waaronder maar niet beperkt tot: omvallende tafels of meubels, vallen of stoten door deelnemers of aanwezigen, en onbeheerd achterlaten van de apparatuur.
Op alle systemen staan Gamer Xperience-accounts. Deze accounts mogen niet worden verwijderd of aangepast. Indien deelnemers aankopen doen in game-stores (bijvoorbeeld V-Bucks), is restitutie niet mogelijk en ligt de verantwoordelijkheid volledig bij de klant.
13. Foto- en Videomateriaal
Gamer Xperience kan tijdens het evenement foto- en/of videomateriaal maken voor gebruik op de eigen website en sociale media. Hiervoor wordt vooraf toestemming gevraagd aan de aanwezige ouder of verzorger.
Gamer Xperience zorgt ervoor dat gepubliceerd materiaal altijd anoniem wordt gemaakt. Gezichten van kinderen worden onherkenbaar gemaakt voordat het materiaal wordt gedeeld, tenzij de klant uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft gegeven voor herkenbare publicatie.
De klant kan toestemming te allen tijde intrekken door contact op te nemen via contact@gamerxp.nl. Reeds gepubliceerd materiaal wordt op verzoek verwijderd.
14. Overmacht
Gamer Xperience is niet aansprakelijk voor vertraging of uitval door overmacht, waaronder files, wegafsluitingen, storingen of pandemieën.
15. Klachtenprocedure
Klachten dienen binnen 7 dagen na het evenement schriftelijk te worden gemeld via contact@gamerxp.nl. Gamer Xperience reageert binnen 14 dagen.
16. Intellectueel Eigendom
Alle door Gamer Xperience geleverde materialen blijven eigendom van Gamer Xperience.
17. Toegang tot Locatie
De klant dient te zorgen voor tijdige toegang tot de locatie. Wachttijd langer dan 15 minuten kan extra kosten veroorzaken. Vertraging kan invloed hebben op de duur van het evenement.
18. Aansprakelijkheid
De maximale aansprakelijkheid van Gamer Xperience bedraagt het factuurbedrag van het evenement. Gamer Xperience spant zich in om bekabeling van de game-opstelling zo veilig en netjes mogelijk weg te werken. Desondanks zijn kabels onlosmakelijk verbonden met de geleverde diensten. Het betreden van de speelruimte en deelname aan het evenement geschiedt volledig op eigen risico. Gamer Xperience is nadrukkelijk niet aansprakelijk voor persoonlijk letsel, of voor materiële schade aan eigendommen van de klant of derden, die ontstaat door het struikelen over, of blijven haken achter, kabels, snoeren of apparatuur. Indien door dergelijk struikelen apparatuur van Gamer Xperience beschadigd raakt, valt dit onder de verantwoordelijkheid van de klant zoals beschreven in Artikel 12.
19. Privacy en Persoonsgegevens
Gamer Xperience verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst, de boekingsadministratie en het contact met de klant. Persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienst of wettelijk verplicht.
